Filipa Maia

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    Produtividade & Gestão de Tempo

    • Como Conseguir Mais Motivação Para Concretizar Objetivos

      Motivação

       

      Este tópico de conseguir motivação foi pedido por algumas das pessoas que me lêem e achei importante falar sobre ele porque quando nos falta a motivação, tudo fica bem mais difícil.

       

      São 5 as estratégias que tenho para tentares aplicar e conseguir mais motivação.

       

      Também podes ver o vídeo:

       

      Em primeiro lugar, deixa-me explicar que existem 4 fatores que geram motivação:

      1. Prémios – ou qualquer tipo de recompensa

      2. Reconhecimento

      3. Crescimento/Aprendizagem

      4. Desafio

      (o quinto é o medo, mas é altamente prejudicial, ficamos totalmente desprovidos de recursos)

       

      Ficam, então, as minhas 5 estratégias.

       

      1 – Revê o teu passado

      Olha para um momento da tua vida em que tenhas sentido grande motivação.

      O que estava a acontecer na altura? O que fazias de diferente? Havia algum hábito que entretanto perdeste? Como era a tua realidade nessa altura? O que vivias naquele momento? Quem te rodeava?

      Será que consegues replicar aquilo que na altura te deixou motivada?

       

      2 – Encontra o teu porquê

      Já falei disto algumas vezes porque isto é mesmo importante. Qual o porquê que está por detrás daquilo que queres fazer? Ter esse porquê presente é altamente motivador. Tenta perceber o motivo pelo qual queres concretizar o objetivo.

      Não penses só no assunto sem fazer mais nada: arranja uma forma de teres esse porquê bem presente na tua vida, por exemplo coloca um post it na tua secretária (pode ser apenas uma palavra que só tu percebes o que significa), lembretes recorrentes no telemóvel o no calendário.

       

      3 – Visualiza o resultado

      Visualiza-te com o objetivo já concretizado. O que vai estar a acontecer à tua volta? O que vai ser diferente na tua vida quando conseguires fazer aquilo a que te propões?

      Nessa visualização, foca-te no teu porquê. A incorporação do teu porquê torna a visualização muito mais poderosa, pois estarás a usar as emoções que pretendes sentir no final do objetivo cumprido. Por exemplo, se queres perder peso para te sentires mais confiante, visualiza-te com o objetivo atingido, não apenas com o peso que idealizas mas com a confiança que procuras.

       

      4 – Consome conteúdo inspirador

      Filmes, livros, histórias de pessoas que conseguiram feitos extraordinários.

      Música. Recolhe algumas músicas que te façam querer agir a cria uma playlist com elas. Ouve a playlist nos momentos em que te sentes menos motivada

      No Youtube há uma quantidade gigante de vídeos motivacionais, em vários estilos. Poderá não funcionar para toda a gente, mas tenta perceber se funciona para ti e consome mais dos conteúdos que te deixam motivada.

       

      5 – Assume um compromisso

      Compromete-te com alguém, diz que vais fazer algo. Pode ser um pouco forçado ao início, já que apenas vais estar a fazer algo por causa do compromisso, mas depois de iniciares a execução, uma motivação “orgânica” acaba por surgir, e acabas por continuar independentemente do compromisso.

      Podes também assumir um compromisso público, por exemplo, declarando numa rede social que vais fazer algo – é mais extremo mas pode funcionar.

      Um processo de coaching pode ajudar a motivar, pois traz este compromisso/accountability, para além de te obrigar a pensar nas coisas de uma forma diferente

       

      São estas as minhas estratégias para gerar motivação. Partilha comigo quais as estratégias que melhor funcionam para ti nos momentos de menos motivação.

       

      Partilho contigo 5 estratégias que acredito que te podem ajudar a conseguir mais motivação para fazer coisas! Vê também o vídeo.

      Partilho contigo 5 estratégias que acredito que te podem ajudar a conseguir mais motivação para fazer coisas! Vê também o vídeo.

    • Quando podes e deves fazer multitasking

      multitasking

       

      Em tempos, o multitasking já foi muito venerado. Em entrevista de emprego, aquele que afirmava ser excelente multitasker era uma melhor opção, já que conseguiria fazer várias coisas ao mesmo tempo. As pessoas orgulhavam-se ao dizer que eram “excelentes a fazer multitasking“.

       

      Nos tempos mais recentes, começou a observar-se uma revolução contra o multitasking. As pessoas começaram a perceber, graças a trabalhos como os de Cal Newport com o livro “Deep Work”, Daniel Coyle com o livro “The Talent Code” ou Anders Ericsson com o livro “Peak” e o conceito de “deliberate practice“, que o trabalho focado numa única tarefa é muito mais valioso do que o multitasking. E ainda bem, porque há muitos tipos de trabalho que exigem foco e concentração e que se tornam totalmente impossíveis de fazer bem se estivermos a fazer outras coisas ao mesmo tempo.

       

      No entanto, hoje quero ir contra a corrente e falar sobre os momentos em que podemos – e, em alguns casos, até devemos – fazer multitasking e aproveitar determinadas situações para despacharmos várias tarefas de uma só vez. Porque gosto de aproveitar o tempo ao máximo e porque sim, há um espaço e um lugar para o multitasking.

       

      Mas começando por fazer algumas distinções: a maior parte das pessoas pensa no multitasking como um período de tempo em que, não só estás a fazer duas coisas ao mesmo tempo, como estás focado em duas tarefas ao mesmo tempo. E sim, de facto, concordo que o foco em duas tarefas não é aconselhável e é mesmo contra-produtivo. É por isso que as minhas sugestões de multitasking incluem tarefas que não precisam de atenção focada. Dessa forma, podes estar a fazer duas tarefas ao mesmo tempo mas uma delas não exige foco, é automática, e por isso consegues concentrar o teu foco na outra.

       

      Por outro lado, o que acontece muitas vezes quando as pessoas tentam mesmo executar tuas tarefas que exigem foco ao mesmo tempo não é realmente multitasking, mas multi-switching: ou seja, estão constantemente a alternar entre uma tarefa e a outra, porque ambas exigem foco. Ora isso nem é multitasking – já que, afinal, nada está a acontecer ao mesmo tempo – nem é produtivo, já que alternar entre tarefas diferentes provoca uma quebra no foco, o chamado “cognitive switching penalty“. Daí a má reputação que o multitasking tem ganho e a recomendação que a maior parte dos especialistas em produtividade dá para se evitar as tentativas de multitasking.

       

      Assim, o multitasking produtivo não pode ser o ato de estarmos focados em duas tarefas ao mesmo tempo, mas sim o ato de estarmos a realizar uma tarefa com foco ao mesmo tempo que executamos uma outra que nos é automática e, por isso, não exige foco.

       

      Vê, então, onde o podes incorporar o multitasking de forma produtiva:

       

      Podes fazer multitasking quando estás a fazer tarefas que não exigem um grande esforço intelectual

      Por exemplo, ouvir podcasts ou audiobooks quando estás a lavar a louça, ou telefonar a um familiar ou amigo enquanto estás a passear o teu cão. Lavar louça e passear o cão são coisas que tens mesmo de fazer mas que não ocupam 100% do teu cérebro, por isso ele consegue estar focado nos conteúdos que estás a ouvir ou na pessoa com quem estás a falar.

       

      Outras opções vão depender da tarefa ou da sua especificidade. Por exemplo, também podes ouvir audiobooks enquanto estás a cozinhar, principalmente se for uma receita que já dominas e quase consegues fazer de olhos fechados. Se, por outro lado, estiveres a experimentar uma receita nova, em que ainda precisas de consultar quantidades e passos, poderá não ser aconselhável consumir outros conteúdos ao mesmo tempo. Por um lado, podes enganar-te na receita (e lá se vai o jantar!), e por outro lado, nos momentos em que tens de ir consultar a receita, convém estares concentrado nessa informação e, por isso, o teu foco no audiobook vai dissipar-se, nem que seja por uns segundos.

       

      Outra alternativa de multitasking é fazer uma walking-meeting: sempre que uma reunião seja apenas entre duas pessoas (um para um), podem fazê-lo enquanto caminham, em vez do mais tradicional gabinete ou sala de reuniões. Assim ambos aproveitam para dar mais uns passos, que tão bem faz à saúde, e ainda apanham algum ar livre enquanto reúnem.

       

      Sempre que conseguires aproveitar tarefas que não exigem a totalidade da tua capacidade de concentração para adiantares outras tarefas, estarás a dar um melhor uso ao teu tempo.

       

       

      Deves fazer multitasking quando o ele the motiva a fazer algo útil

      A segunda hipótese é mesmo aproveitar o multitasking para fazer algo que não queremos ou gostamos muito de fazer. O exemplo mais óbvio pode ser ir ao ginásio. Se não gostas mesmo nada, podes emparelhar essa tarefa, que normalmente não exige muito foco, com ouvir um podcast de que gostes muito e que te divirta. Pode ser um incentivo extra para ires ao ginásio com mais frequência.

       

      Outro exemplo são as treadmill-desks. Todos sabemos as vantagens que caminhar traz para a nossa saúde, como já vimos atrás, e já todos ouvimos o número milagroso de 10 mil passos como o recomendado para darmos diariamente. Quem não tem muito tempo/disponibilidade/vontade para caminhar fora do trabalho tem, com estas secretárias especiais, a possibilidade de o fazer enquanto trabalha. Ora caminhar é uma atividade que não exige concentração nenhuma, por isso estas pessoas conseguem, ao mesmo tempo que caminham, executar as suas tarefas de trabalho da mesma forma que o fariam sentadas.

       

      Mais uma alternativa é colocar uma bicicleta estática em frente à televisão. Sentes motivação para ver televisão mas não para fazer exercício? Podes conjugar as duas coisas desta forma e juntar o útil ao agradável.

       

       

      Resumindo: a chave está em saber quando é benéfico fazer multitasking e quando é essencial fazer trabalho focado. Há um lugar e um espaço para ambos e, quanto a mim, as pessoas mais produtivas são as que conseguem o melhor balanço entre ambas as formas de trabalhar.

       

      E tu? Em que situações costumas fazer multitasking e sentes que isso te ajuda? Partilha as tuas dicas nos comentários.

       

      O multitasking já tem má fama, mas há algumas alturas em que o podes fazer e outras em que ele pode até ser muito útil. Vê aqui quando deves fazer multitasking!

    • 5 Ferramentas essenciais para uma melhor gestão de tempo

      Gestão de tempo

       

      Se há coisa que aprendi nos últimos tempos, com vários projetos pessoais e o lançamento do meu próprio negócio, enquanto mantenho alguns hobbies e uma vida para além do que se passa online, foi a gerir muito bem o meu tempo.

       

      As coisas não se fazem sozinhas e levam o seu tempo. Se não soubermos muito bem o que fazer com o tempo que temos, é garantido que as coisas vão começar a correr mal.

       

      Hoje deixo-te algumas ferramentas que podem ajudar-te a fazer uma melhor gestão do teu tempo, assim como várias alternativas de implementação.

       

      Também podes ver o vídeo:

       

      1 – Uma ferramenta de gestão de tarefas/projetos

      Esta é uma ferramenta que vai permitir-te manter um registo de todas as tuas tarefas. A maior parte das opções que existem permite fazer uma divisão dessas tarefas por diferentes projetos, atribuir datas limite para a sua execução e, no caso de teres uma equipa, atribuir diferentes responsáveis para cada tarefa.

       

      Há várias ferramentas que podes escolher. Algumas das mais conhecidas são:

      Trello

      Asana

      Todoist

      Airtable

       

      Todas elas são ou têm versões gratuitas pelo que recomendo que experimentes cada uma para veres qual funciona melhor para ti.

       

      Se não gostares de nenhuma delas, tens ainda mais uma hipótese:

      – Excel

       

      Sim, podes simplesmente manter a tua lista de tarefas num ficheiro Excel. Confesso que é a ferramenta que uso. Tendo já experimentado várias, chego sempre à conclusão que esta é a que funciona melhor para mim.

       

      Daí eu gostar de salientar a importância de experimentares várias alternativas e perceberes o que funciona melhor para ti. Não somos todos iguais e sei que há pessoas que nem sequer conseguem ver o Excel à sua frente, enquanto eu não sei funcionar sem ele. Cada um com as suas manias! (e ferramentas!) E alguns de nós não precisam de ferramentas muito sofisticadas, uma simples folha de Excel chega.

       

      (Nota: O Airtable é uma ferramenta que permite fazer muitas mais coisas do que gestão de tarefas. Recomendo fortemente que explores esta opção. Podes começar por ver este vídeo para perceberes qual a melhor forma de a aplicares a ao teu negócio)

       

      2 – Uma ferramenta de recolha de notas

      Como empreendedores criativos, podemos ter uma ideia nova a qualquer momento. Arriscaria até dizer que, na maior parte das vezes, as melhores ideias surgem quando não estamos junto ao computador.

       

      Por isso, é muito importante teres sempre contigo uma ferramenta para poderes tirar notas sobre as tuas ideias a qualquer momento. Acredita que se não fizeres logo uma nota, o mais provável é esqueceres a tua ideia brilhante!

       

      Esta ferramenta pode ser um simples bloco de notas. Mas se for, não te esqueças que ele tem de andar sempre contigo, sem exceção.

       

      Por outro lado, todos nós andamos com os nossos smartphones para todo o lado – e até nos sentimos “despidos” se por acaso nos esquecermos dele. Então usar uma app no smartphone é uma excelente alternativa.

       

      Há muitas por onde escolher. Desde a bloco de notas do teu telefone, a outras criadas para o efeito. Por exemplo:

      Google Keep – para além da app podes usar o widget

      Google Docs

      OneNote – para quem tiver o office

      Evernote

      Simplenote

      Zoho Notebook

       

      Estes são apenas alguns exemplos, mas existem muitos mais.

       

      Eu gosto de usar o Evernote e faço quase tudo lá (incluindo a escrita de artigos como este). Gosto da simplicidade da app e da rapidez com que sincroniza entre diferentes dispositivos. Também uso o Google Docs, essencialmente quando preciso de partilhar conteúdos com outras pessoas (para parcerias ou trabalhos em equipa).

       

      Mas mais uma vez, o ideal é ires experimentando vários para perceberes o que funciona melhor para ti.

       

      3 – Uma ferramenta de agendamento de publicações

      Esta poderá ser uma das ferramentas mais importantes para a tua gestão de tempo e para o teu negócio.

       

      Deixa-me primeiro explicar que sempre que mudamos de tarefa a nossa concentração cai a pique. Por isso mesmo, é importante, para uma gestão de tempo eficaz, realizar tarefas em batch, evitando assim mudanças frequentes de foco. O que é isso de realizar tarefas em batch? Trata-se de reunir tarefas semelhantes num conjunto e fazê-las todas de seguida.

       

      Como exemplo, para a criação de posts para um blog , passamos por diferentes fases:

      – pesquisa sobre o tópico que vamos escrever

      – escrita propriamente dita

      – revisão e edição do que escrevemos

      – preparação de imagens e gráficos a incluir no post

      – preparação e agendamento da publicação

       

      Se realizarmos estas tarefas em batch significa que não vamos concentrar-nos apenas num post e fazer tudo isto de forma sequencial mas, em vez disso, tratar logo de 3 ou 4 posts diferentes, e fazer cada uma das tarefas por conjuntos, ou seja, fazemos logo a pesquisa para os 4 posts – nesta fase, temos um browser aberto e estamos apenas focados na pesquisa e em tirar as notas necessárias -, de seguida escrevemos todos sem nos preocuparmos com a revisão, e assim consecutivamente.

       

      Da mesma forma, é muito mais eficiente agendares várias publicação nas redes sociais apenas numa única sessão de trabalho. É certo que pode não ser possível fazê-lo para todas, até porque é bom teres algumas publicações espontâneas e feitas no momento, mas quantas mais puderes antecipar, mais vais conseguir simplificar a tua vida.

       

      Algumas redes sociais, como o Facebook, permitem fazer o agendamento de publicações diretamente na plataforma ou na app. Para outras, terás de usar aplicações externas. Alguns exemplos são:

      Buffer

      Later

      Crowdfire

      Planoly – apenas para Instagram

      CoSchedule – o única desta lista que não tem versão gratuita (apesar de ter um free trial que podes experimentar durante um mês)

       

      Eu uso todas estas, dependendo da situação. Mas, como nos pontos anteriores, estes são apenas alguns exemplos de entre as dezenas de ferramentas que existem para este efeito.

       

      4 – Um bloqueador da internet

      Porque todos temos muita força de vontade… até ao momento em que deixamos de ter.

       

      Este tipo de ferramentas é excelente para quando precisamos de nos manter focados numa determinada tarefa mas sabemos que temos dificuldade em deixar a internet e as redes sociais em paz. Todos sabemos que já fomos culpados disto: devíamos estar a trabalhar mas acabamos por perder meia hora no Facebook… (ou no Pinterest, no meu caso!)

       

      A minha recomendação é usar a extensão do Chrome StayFocusd. Esta extensão permite executar algumas variações de bloqueio da internet, como bloquear um determinado site por um período de tempo, bloquear toda a internet, ou então definir um horário no qual um site ou toda a internet fica bloqueada. Quando aqui falo em “toda a internet” importa frisar que é possível definir uma lista de sites que fiquem livres deste bloqueio, no caso de eles serem essenciais ao teu trabalho. Esta extensão é totalmente gratuita.

       

      Outra alternativa é o ColdTurkey, que tem soluções para computador e smartphone e também é muito costumizável (mais ainda na versão paga), tanto em termos de blocos de tempo como de listas de websites.

       

      Para smartphones, a app Freedom também é muito conhecida, mas esta apenas tem versões pagas, após um free trial que permite fazer 7 bloqueios.

       

      5 – Google Calendar

      Ou qualquer calendário digital, claro, mas uma vez que hoje em dia todos temos uma conta Google, esta será a solução mais prática, para além de permitir fazer quase tudo, como definir notificações, atribuir cores a diferentes projetos ou arrastar as tarefas de um lado para o outro de forma a organizá-las da melhor forma – ou re-organizar quando surgem imprevistos!

       

      Uma das minhas filosofias de vida é: se não está no calendário, não vai acontecer. E isto não é verdade apenas para reuniões ou eventos, é verdade para toda e qualquer tarefa. Sim, eu coloco todas as minhas tarefas no calendário (até dormir!)

       

      Para mim, uma to-do list não chega. Porque a gestão de tarefas e a gestão de tempo não se podem fazer de forma separada. Todas as tarefas estão associadas a tempo, por isso a sua execução não vive sem o seu planeamento no calendário.

       

      Para fazer isto há duas peças chave:

      – A primeira é fazer uma estimativa de quanto tempo cada tarefa vai levar a executar. Nem sempre é fácil e depende de quanta experiência temos com cada tarefa, mas com o tempo vamos aprendendo a fazê-lo de forma cada vez mais acertada. E muito pior do que estimar mal o tempo que cada tarefa vai levar é não fazer qualquer estimativa e acreditar que conseguimos fazer uma infinidade de tarefas em apenas uma semana, o que torna impossível qualquer tipo de organização ou de gestão de tempo.

      – A segunda é reservar algum do nosso tempo para fazer esta gestão. Ou seja, o planeamento de tarefas é, por si só, uma tarefa que devemos considerar. Eu, por exemplo, faço-o semanalmente, normalmente ao domingo. Reservo uma hora apenas para organizar as tarefas e o calendário da semana seguinte (apesar de normalmente até demorar um bocadinho menos).

       

      Para uma boa gestão de tempo, habitua-te a colocar tudo no teu calendário, mesmo os períodos de lazer ou de self-care, como o exercício físico ou a meditação.

       

      Bonus – Um time tracker

      Com certeza que nem todos precisarão, mas se para ti for imperativo saber quanto tempo passas em cada projeto, seja por teres de comunicar isso aos teus clientes, ou mesmo para a tua própria organização e otimização de tempo, há ferramentas que te ajudam a fazer isso, pelo menos com o tempo que passas ao computador.

       

      Para isso, sugiro duas alternativas:

      Toggl – permite a integração com o Trello, por isso se tiveres as tuas tarefas listadas no Trello, basta ires à tarefa que estás a iniciar, clicar no botão do Toggle e o tempo começa a contar, já atribuído àquele determinado projeto. Cuidado para não te esqueceres de ir lá terminar a tarefa ou o tempo fica a contar indefinidamente!

      Rescuetime – tem a vantagem de contabilizar automaticamente quanto tempo passas a usar cada aplicação ou website,

       

       

      E tu, tens alguma estratégia de gestão de tempo que queiras partilhar? Deixa nos comentários para todos podermos aprender mais!

       

       

      Todos queremos uma melhor gestão de tempo e, felizmente, há várias ferramentas que nos podem ajudar. Fica com as minhas 5 essenciais.