Filipa Maia

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    Produtividade & Gestão de Tempo

    • Como criar um negócio e ter um emprego a tempo inteiro

      criar um negócio e trabalhar

      Manter a gestão de um projeto em part-time – que tanto pode ser um negócio como um projeto criativo -, quando ainda tens um negócio a tempo inteiro, pode ser muito desafiante.

       

      Podes ver o vídeo aqui:

       

      Foi assim que eu comecei e sei como é necessário fazer algum malabarismo que nos exige foco, determinação e muita organização.

      Então, com base na minha própria experiência, reuni algumas estratégias para quem está nesta situação, com um trabalho a tempo inteiro e um projeto paralelo em simultâneo. Se este é o teu caso, recomendo-te que experimentes as minhas sugestões e vejas quais funcionam melhor contigo.

       

      1. Avaliação

      Analisa quais são as tuas reais prioridades. O teu projeto paralelo é mesmo importante para ti? Está alinhado com os teus valores individuais?

      Se as tuas respostas a estas questões forem positivas, acredito que vais conseguir gerir o teu tempo para conseguires levar o teu projeto adiante e fazê-lo crescer. Se, pelo contrário, as tuas respostas forem negativas, talvez devas repensar o teu projeto e procurar algo que faça mais sentido para ti e esteja totalmente alinhado contigo.

      Se ainda não sabes quais são os teus valores individuais, podes saber como os descobrir neste vídeo. Também falei sobre valores individuais neste episódio do meu podcast.

       

      2. Organização

      Usa uma ferramenta de calendarização para organizares o teu tempo. Eu usei o Google Calendar e bloqueei todos os períodos em que estava a trabalhar a tempo inteiro, bem como os tempos de deslocação. Além disso, bloqueei ainda os meus horários de sono. Se tiveres um ritual matinal ou, até, idas ao ginásio, também devem ir para o calendário. Assim, vais ter uma noção muito clara de quais são, realmente, os teus períodos livres.

       

      3. Rotinas

      As rotinas não têm de ser rígidas e devem ser adaptadas a cada um de nós. Quer seja dedicares 2 horas, de segunda a sexta, ao teu projeto ou dedicares os sábados, o importante é criares uma rotina para saberes que, naqueles momentos, vais estar focada nisso. Criar uma rotina vai-te permitir manteres mais facilmente uma atividade constante relativamente ao teu projeto. Aliar a criação de rotinas à calendarização de blocos de tempo que referi acima, vai tornar toda esta gestão muito mais fácil.

       

      4. Comunicação

      Ainda que possa ser tentador manteres tudo em segredo, a verdade é que o nosso grau de compromisso aumenta quando sabemos que os outros sabem o que andamos a fazer.

      Quando trabalhamos completamente isolados, sem comunicarmos o nosso projeto, podemos conseguir obter resultados, mas vai ser mais complicado mantermos o compromisso.

      Ao comunicares aquilo que estás a fazer, mesmo que ainda estejas numa fase muito inicial ou até que o faças de forma anónima, como eu comecei por fazer, isto vai ajudar-te a ir reunindo à tua volta pessoas interessadas no teu trabalho e no teu projeto que, aos poucos, irão formar a tua audiência.

       

      5. Porquê

      Tem sempre muito presente a razão pela qual estás a trabalhar neste projeto.

      Se ainda não identificaste esta razão, pensa um pouco sobre isso. Porque é que estás a trabalhar neste projeto? É uma motivação pessoal? É porque tem que ver com os teus valores? É porque queres criar algum tipo de impacto no mundo? É porque queres expressar a tua criatividade? E qual é a visão para o futuro deste projeto? Pretendes torná-lo em algo significativo? Pretendes um dia dedicares-te a 100% ao teu projeto? O que queres alcançar a médio e longo prazo?

      É o teu porquê que te vai dar energia para levares o teu projeto para a frente.

      Para responderes a estas questões e manteres presente o teu porquê, podes usar o Journaling, escrevendo frequentemente sobre estas questões ou, então, podes fazer exercícios de visualização, em que imaginas tudo aquilo que queres alcançar.

       

      Estas são as minhas sugestões, e tu, tens mais alguma recomendação para partilhares comigo? Que outras estratégias usas, ou já usaste, para gerires o teu tempo entre um trabalho a tempo inteiro e um projeto paralelo?

       

      Há pessoas que se dedicam à criação dos seus negócios e projetos e, ao mesmo tempo, mantêm um emprego. Como é que se pode gerir bem o tempo para tudo?

    • Como Conseguir Fazer Muitas Coisas

      como conseguir fazer muitas coisas

       

      “Filipa, como consegues fazer tantas coisas?” Esta é uma pergunta que me fazem muitas vezes. Por isso, decidi partilhar convosco todos os meus segredos acerca deste assunto.

      Mas, primeiro, quero colocar uma questão: será que eu faço assim tantas coisas?

       

      Também podes ver o vídeo:

       

      A verdade é que a resposta a esta questão depende de quem perguntar, pois depende sempre da perspetiva. Eu, de facto, considero que faço muitas coisas, mas, às vezes, ainda gostaria de fazer mais. De qualquer forma, uma das coisas de que não abdico para fazer tudo aquilo que faço são as minhas, pelo menos, 7 horas de sono.

      Então, e o que estou eu a fazer neste momento?

      Em termos de conteúdos, tenho o canal do Youtube, o Podcast Lifestyle by Design com episódios semanais e as redes sociais, como o Facebook e o Instagram. Só isto já é considerado “muita coisa” para muitas pessoas.

      Para além disto, tenho o meu trabalho propriamente dito, quer com acompanhamentos individuais, quer com as sessões de grupo. Este trabalho inclui a preparação das sessões ou das aulas e o acompanhamento. Agora, por exemplo, está a decorrer o Programa de Imersão Profunda em Ti, mas na realidade eu já o andava a preparar há muito tempo. Há todo um trabalho prévio que não é visível no imediato e que, naturalmente, precisa de ser feito, como a preparação das aulas e dos materiais. Com o avançar do Programa, é preciso ir acompanhando as pessoas, mas quando este Programa estiver a terminar, é provável que eu já esteja a criar outra coisa.

      Depois, há também o estudo. Esta é uma atividade que me dá muito prazer e o facto de, nesta área do coaching e do desenvolvimento pessoal, o estudo ter de estar sempre presente faz-me gostar ainda mais do meu trabalho. Neste momento, estou dedicada à minha Pós-graduação em Psicologia Positiva, com aulas e estudo, e à Certificação como Professora de Meditação, também com aulas, meditações e toda a preparação das aulas que tenho de apresentar para a Certificação. Adicionalmente, ainda gosto de estudar para além daquilo que tenho como “obrigatório”, por isso, estudo também outros temas pelos quais tenho interesse e que quero aprofundar, quer seja através de cursos online, quer seja através de livros.

      Finalmente, há o lazer: tempo para mim, para os meus amigos e para as minhas aulas de dança semanais a que faço questão de não faltar.

       

      7 Dicas para conseguir fazer muitas coisas

       

      1- Faz um planeamento diário

      Este planeamento diário tem de ser a consequência do planeamento a médio-prazo e do planeamento semanal. Eu, por exemplo, tenho o meu planeamento a médio-prazo (até ao final do ano) feito e, até junho, tenho esse planeamento bastante detalhado, o que significa que sei, exatamente, o que vou fazer em cada semana. Com este planeamento já bem detalhado à partida, torna-se muito mais fácil fazer um planeamento diário. Este planeamento diário não tem de ser feito a cada dia, pode ser feito no início da semana para toda a semana, ou no final da semana anterior, dividindo o que há a fazer por cada um dos dias da semana. Apesar de não ter por hábito fazer o planeamento na minha prática de journaling até há muito pouco tempo, dei recentemente um Workshop de Journaling Transformacional e nele transmiti que usar o journaling para fazer um primeiro planeamento pode ser bastante interessante. Aliar a prática do journaling ao planeamento pode trazer vantagens significativas ao nosso dia a dia, contribuindo para uma vida mais alinhada. Podem assistir ao workshop aqui. É gratuito.

       

      2- Foca-te apenas no primeiro passo

      Olharmos apenas para o primeiro passo de um determinado objetivo facilita todo o processo de execução. Por exemplo, para publicar um vídeo no Youtube há uma série de passos que preciso de dar: preparar os conteúdos, gravar o vídeo, editar o vídeo, exportar, fazer o upload para o Youtube, otimizar todo o backoffice do Youtube, publicar o vídeo, partilhá-lo nas redes sociais… Quando estou a gravar o vídeo não estou a pensar em tudo o resto que ainda preciso de fazer. Estou focada em estar ali, unicamente, a gravar o vídeo. Ao pensarmos no objetivo no global é muito mais provável entrarmos em procrastinação, pois parece-nos que estamos perante algo demasiado complexo e difícil de terminar. Em cada momento, o primeiro passo é o mais importante e é nesse, e só nesse, que nos devemos focar.

       

      3- Usa a Técnica do Pomodoro

      Esta técnica de produtividade consiste em trabalhar em blocos de 25 minutos intercalados com pausas de 5 minutos. Durante esses 25 minutos, devemos estar focados naquela tarefa, sem qualquer interrupção. Nos 5 minutos de intervalo, devemos fazer um intervalo efetivo e, aqui, não se inclui ir consultar as redes sociais, mas, sim, sair do ambiente de trabalho para esticar as pernas ou ir buscar um copo de água. Passados os 5 minutos, regressar ao trabalho para mais um bloco de 25 minutos. Depois de 4 blocos de 25 minutos, há quem faça uma pausa maior, de 30 minutos, para fazer um período de descanso maior. Esta técnica é particularmente útil quando se quer melhorar a produtividade ou quando precisamos de fazer uma tarefa que nos custa começar, pois 25 minutos não demoram assim tanto a passar.

       

      4- Deixa o smartphone noutra divisão

      Quando queremos fazer trabalho focado, ajuda muito não termos o telefone por perto, pois vamos sempre sentir-nos tentados a mexer-lhe enquanto estivermos a trabalhar. Portanto, nestes momentos de trabalho focado, quanto mais longe do telefone, melhor.

       

      5- Faz journaling e meditação

      Esta dica deve ser colocada em prática antes do período em que queremos ser produtivos. O facto de realizarmos estas práticas no início do dia vai fazer com que, ao fim de algum tempo, com uma prática consistente, nos sintamos mais focados. Para fazermos muitas coisas, temos de ser produtivos e só vamos conseguir ser produtivos se conseguirmos ser focados no trabalho que realizamos. Este tipo de práticas que nos ajudam a acalmar a mente e nos ajudam a relaxar, ajudam a aumentar a nossa capacidade de concentração e a prolongar este estado durante o resto do nosso dia. Estas são duas das minhas principais recomendações, não só nesta temática, como em outras, porque acredito verdadeiramente no seu poder e na diferença que podem fazer no nosso dia a dia.

       

      6- Automatiza processos

      Automatizar tudo aquilo que for possível, desde pagamentos ao agendamento de reuniões que acontecem recorrentemente. Tudo aquilo que consigam torná-lo automático, façam-no. Hoje em dia há uma infinidade de aplicações que nos podem ajudar com isto, por isso utilizem-nas, porque de facto ajudam-nos a poupar tempo.

       

      7- Implementa rituais

      Esta é uma das dicas mais importantes, na minha opinião. Implementar rituais, aqui, significa estabelecer uma hora fixa para realizar determinada tarefa. Quando nos programamos para realizar uma tarefa num momento específico do dia deixamos de nos perguntar o que vamos fazer ou se aquela tarefa é ou não para fazer. Fazemos e pronto, porque já sabemos que aquela hora está determinada para aquilo. Por exemplo, à segunda-feira eu filmo vídeos. A partir do momento em que defini isto, deixei de me perguntar o que iria fazer. O mesmo relativamente ao journaling e à meditação. Quando fazemos a mesma coisa à mesma hora, ao fim de algum tempo acabamos por implementar o hábito e já não questionamos.

       

      Já conhecias todas estas dicas? Qual ou quais vais experimentar? Partilha comigo que eu vou gostar de saber se te pude ajudar.

       

      Como conseguir fazer muitas coisas é uma das perguntas que mais vezes me fazem. A verdade é que não há grande segredo. Deixo aqui 7 dicas para que também tu consigas fazer mais coisas.

    • Como conseguir acordar cedo todos os dias

      acordar cedo

       

      Quando eu digo às pessoas que acordo praticamente todos os dias às 5 da manhã, a reação mais habitual é “não sei como consegues” (junto com um ar muito espantado). Mas eu acredito que haja por aí mais pessoas que gostassem de acordar mais cedo e, por isso mesmo, decidi dar as minhas dicas sobre como acordar mais cedo.

       

      Também podes ver o vídeo:

       

      Primeiro, gostava de falar dos principais benefícios de acordar mais cedo.

      1 – Ajuda a construir disciplina – e o nosso músculo da auto-disciplina, quando é treinado, passa a poder aplicar-se a todas as áreas da vida;

      2 – Há uma sensação de que temos controlo sobre a nossa vida – o que ajuda também a construir confiança;

      3 – Ajuda a reduzir o stress – quanto mais não seja, aquele que todos sentimos quando acordamos e temos de fazer tudo a correr.

       

      Vistas as principais vantagens, ficam então as minhas principais recomendações para quem quer acordar mais cedo.

       

      1 – Percebe se faz sentido para ti

      Nem todas as pessoas foram feitas para acordar cedo. Há pessoas que naturalmente funcionam melhor ao final do dia, e então não vale a pena estares a forçar-te a acordar demasiadamente cedo. Podes tentar acordar um pouco mais cedo na mesma, para reduzires o stress da manhã. Mas talvez não precise de ser às 5 da manhã. Percebe como funcionam os teus ciclos energéticos naturais e define os teus horários a partir da aí. Descobre qual é o teu cronotipo (podes até fazer este questionário).

       

      2 – Encontra o teu porquê

      Quais são os teus motivos para quereres acordar mais cedo? Pode ser tão simples como para teres tempo para ti. Pode ser apenas para reduzires aquele stress da manhã. Pode ser para trabalhares num hobbie, num side-hustle ou na tua paixão. Pode ser para implementares outros hábitos, como a meditação, o journaling, o exercício físico. Mas tens de ter um motivo muito forte para quereres acordar mais cedo, ou então não vai acontecer.

       

      3 – Vai dormir mais cedo

      Acordar mais cedo não pode ser sinónimo de dormir menos. O sono é um dos pilares mais importantes do nosso bem-estar e é muito importante que tenhamos as horas necessárias para descansar e para recuperar. É mais importante dormirmos as horas necessárias do que acordar muito cedo, por isso se não conseguires dormir mais cedo, mais vale não acordares muito cedo também.

       

      4 – Tem um alarme agradável e fora do quarto (se necessário)

      Uma campainha irritante vai aumentar ainda mais o stress, por isso coloca um alarme agradável para acordares bem. E se necessário, principalmente ao início, pode ajudar deixares o alarme fora da quarto. Se não estás habituada a acordar tão cedo, é possível que apenas desligues o alarme e voltes a dormir. Por isso, para garantires que acordas ao primeiro toque do alarme, deixa-o fora do quarto.

       

      5 – Mantém os mesmos horários (mais ou menos uma hora)

      Faz um esforço para ires dormir e para acordares todos os dias à mesma hora – sim, mesmo ao sábado e ao domingo. Podes dar uma margem de mais ou menos uma hora (por exemplo, dormir até às 6 horas, uma vez ou outra, se costumas acordar às 5 da manhã), mas, por norma, não faças variações de horários maiores do que essa. O teu corpo vai habituar-se a esse horário, vai começar a sentir sono à hora de ir dormir, e vai começar a despertar naturalmente à hora de acordar, o que torna a manutenção do hábito a longo prazo muito mais fácil.

       

      6 – Se falhares uma vez, volta a tentar no dia seguinte

      Isto é um hábito como outro qualquer e é normal que não o consigas implementar de um dia para o outro. Além disso, se queres mudar bastante o teu horário de acordar, deves fazê-lo por patamares em vez de fazeres uma transição muito brusca. E sempre que falhares, em qualquer fase que estejas, não te martirizes e simplesmente volta a tentar no dia seguinte!

       

      7 – É OK sair da rotina de vez em quando

      Depois de teres o hábito bem implementado e de o teu organismo já ter assimilado os novos horários, não há qualquer problema em sair do horário habitual de vez em quando. Pelo contrário, até se torna mais fácil. Quando o teu corpo sabe bem quais os seus horários, quando já está muito habituado a ir dormir e a acordar à mesma hora todos os dias, se houver um dia em que sais da rotina, ele irá recuperar e regressar ao horário habitual muito mais rapidamente e com muito mais facilidade do que se não tivesse esses hábitos implementados.

       

      8 – Implementa uma rotina noturna

      Implementar rituais que repetes todos os dias à noite, antes de ires dormir, pode ajudar bastante a implementar o novo hábito. A partir de certa altura, o teu corpo já associa esses rituais à hora de ir dormir e acabas por adormecer muito mais rapidamente e com mais facilidade. Convém também, nas últimas horas antes de ir dormir, evitar todo o tipo de ecrãs e monitores, que despertam o nosso cérebro por causa da luz azul (se não conseguires, pelo menos utiliza um filtro de luz azul).

       

      São estas as minhas recomendações para quem pretende acordar mais cedo. Pretendes implementar alguma? E pensas começar a acordar às 5 da manhã? Conta-me nos comentários.

       

      Gostavas de acordar mais cedo? Quem sabe às 5 da manhã, como eu? Pode não ser às 5, mas se quiseres acordar mais cedo, fica com as minhas recomendações.

    • Fazer Mais e Melhor com Hábitos, Disciplina e Planeamento

      disciplina e planeamento

       

      Quando embarcamos numa grande mudança de vida, os nossos hábitos e a disciplina assumem um papel muito importante. Este é um tema do qual já falei aqui. Mas esta temática é ainda mais relevante quando iniciamos um negócio por conta própria, pois se não houver disciplina maior será a probabilidade de as coisas não correrem bem.

      Naturalmente que a facilidade com que colocamos em prática a disciplina é proporcional à nossa capacidade e implementar novos hábitos. Além disso, para sermos disciplinados, temos de saber o que fazer e, para sabermos o que temos de fazer, temos de ter um plano, saber quais as tarefas que fazem parte desse plano e o que é que temos de executar para fazer o plano acontecer. Daí estes três aspetos estarem intimamente ligados.

       

      Também podes ver o vídeo:

       

      1 – Hábitos

      Já falei sobre este tema noutras ocasiões e, mais concretamente, no episódio 3 do podcast Lifestyle by Design encontram várias sugestões detalhadas de como implementar novos hábitos de uma forma consistente e integrada na vossa rotina habitual.

       

      2 – Disciplina

      A criação de hábitos torna a disciplina mais fácil, mas temos de criar os hábitos certos. Hábitos e disciplina estão muito relacionados, mas a disciplina é muito mais do que isso. Um aspeto dos mais importantes a ter em consideração na disciplina e numa mudança de vida é que o arranque de qualquer coisa, seja um projeto pessoal ou trabalho, demora tempo. Este processo de mudança de vida e de implementação de novos hábitos deve ser encarado como uma maratona e não um como um sprint.

      Tudo isto está relacionado com o conceito de vida intencional, ou seja, vivermos de acordo com os nossos valores e em direção a uma visão específica para o nosso futuro. É um caminho que estamos toda a vida a percorrer, pois as nossas visões para o futuro são, na verdade, inalcançáveis, não por não conseguirmos chegar lá mas porque quando chegamos à nossa visão atual para o futuro, já teremos uma nova visão para o futuro daí em diante. É, portanto, uma viagem sem fim que implica um trabalho constante. E é por isso que quando falamos de mudança de vida, de disciplina e de vida intencional, não falamos de algo que possamos encarar como temporário. Estamos a falar de mudanças para a vida toda.

       

      Motivação e disciplina

      Muitas pessoas acreditam que, para se ser disciplinado, é preciso estarmos sempre altamente motivados, mas não é bem assim. Há uma diferença entre motivação e disciplina. A motivação é quando temos vontade de fazer algo. A disciplina é quando não temos vontade de fazer, mas, mesmo assim, fazemos. Um bom exemplo disto é quando começamos um plano de exercício físico. No início, estamos motivados, queremos realmente fazer aquilo e vamos cheios de vontade para o treino. Quando, com o tempo, a motivação se começa a esbater, é o momento para colocarmos a nossa disciplina em ação. Aí, vamos na mesma para o treino, mesmo não nos apetecendo.

      A disciplina é extremamente importante quando a nossa motivação quebra e, por isso, precisamos das duas: da motivação para arrancar com um projeto (seja ele de que natureza for) e da disciplina para manter esse projeto em andamento a médio e/ou longo prazo.

      O ciclo nas pessoas que não têm autodisciplina é:

      Motivação –> falha na motivação –> falha na execução –> desistência.

      Por outro lado, nas pessoas que têm essa autodisciplina, o ciclo é:

      Motivação –> falha na motivação –> disciplina em ação –> continuidade na execução.

      A disciplina, no fundo, mais não é do que tomar a decisão de que vamos efetivamente fazer algo. A partir do momento em que essa decisão está tomada é para seguir com ela em frente.

      É por tudo isto que a disciplina é fundamental na fase inicial de um projeto ou numa nova fase de vida. Falarei mais sobre este tema em breve. Fiquem atentos.

       

      3 – Planeamento

      Para sermos disciplinados, precisamos, como já referi, de saber o que temos para fazer. Por isso, quando iniciamos um projeto novo, é indispensável traçarmos objetivos específicos e comprometermo-nos com esses objetivos.

      De salientar que os objetivos devem ser mais de processo do que resultados. Estes objetivos são importantes para sabermos o que devemos estar a fazer a cada momento.

      Além disto, é muito útil definir planos e objetivos de atuação a cada 90 dias, ou seja, por trimestre. Definir objetivos para um prazo mais alargado já pode gerar algumas dificuldades para mantermos o foco, sobretudo em processos de mudança em que tudo se altera com alguma rapidez ao longo do tempo. Podemos, naturalmente, ter objetivos para um período mais alargado, mas estes não devem ser tão específicos e não precisam de fazer parte do nosso dia a dia.

      Outra coisa que é importante frisar é que é normal as coisas falharem e é normal não obtermos resultados imediatos. E isto pode mesmo prolongar-se durante algum tempo.

      Quando falamos de criar um negócio, os resultados podem, de facto, demorar a aparecer e o primeiro ano, inclusivamente, pode ser complicado, porque o retorno financeiro esperado pode demorar a surgir. Isto pode dever-se a inúmeros fatores, seja pela forma como estamos a comunicar ou por alguma falha no alinhamento do projeto, por exemplo. É preciso estarmos preparados para o facto de o sucesso não surgir de um momento para o outro.

      Por vezes, ao acompanharmos à distância projetos de outras pessoas, pode parecer-nos que o seu sucesso surgiu repentinamente, mas a verdade é que desconhecemos totalmente todo o trabalho que está por trás daquele sucesso e aquilo que, afinal, parece ter surgido de um dia para o outro tem sempre muito trabalho na sua base e não foi tão repentino quanto nós pensamos.

      Aqui está mais uma razão pela qual que é fundamental trabalharmos a disciplina. Quando o projeto não traz, logo à partida, os resultados que gostaríamos, é natural que a motivação comece a decair. Sermos disciplinados vai ajudar-nos a mantermo-nos focados no projeto e no trabalho que estamos a desenvolver.

       

      Quais são as tuas maiores dificuldades na fase inicial de um projeto? Colocas em prática estratégias que te ajudem na implementação de hábitos que te facilitem uma vida mais disciplinada e alinhada com a tua visão para o futuro?

       

      Porque é importante criar hábitos, ser-se disciplinado e fazer um bom planeamento quando se está a iniciar uma nova fase de vida ou um novo projeto.

    • Como Conseguir Mais Motivação Para Concretizar Objetivos

      Motivação

       

      Este tópico de conseguir motivação foi pedido por algumas das pessoas que me lêem e achei importante falar sobre ele porque quando nos falta a motivação, tudo fica bem mais difícil.

       

      São 5 as estratégias que tenho para tentares aplicar e conseguir mais motivação.

       

      Também podes ver o vídeo:

       

      Em primeiro lugar, deixa-me explicar que existem 4 fatores que geram motivação:

      1. Prémios – ou qualquer tipo de recompensa

      2. Reconhecimento

      3. Crescimento/Aprendizagem

      4. Desafio

      (o quinto é o medo, mas é altamente prejudicial, ficamos totalmente desprovidos de recursos)

       

      Ficam, então, as minhas 5 estratégias.

       

      1 – Revê o teu passado

      Olha para um momento da tua vida em que tenhas sentido grande motivação.

      O que estava a acontecer na altura? O que fazias de diferente? Havia algum hábito que entretanto perdeste? Como era a tua realidade nessa altura? O que vivias naquele momento? Quem te rodeava?

      Será que consegues replicar aquilo que na altura te deixou motivada?

       

      2 – Encontra o teu porquê

      Já falei disto algumas vezes porque isto é mesmo importante. Qual o porquê que está por detrás daquilo que queres fazer? Ter esse porquê presente é altamente motivador. Tenta perceber o motivo pelo qual queres concretizar o objetivo.

      Não penses só no assunto sem fazer mais nada: arranja uma forma de teres esse porquê bem presente na tua vida, por exemplo coloca um post it na tua secretária (pode ser apenas uma palavra que só tu percebes o que significa), lembretes recorrentes no telemóvel o no calendário.

       

      3 – Visualiza o resultado

      Visualiza-te com o objetivo já concretizado. O que vai estar a acontecer à tua volta? O que vai ser diferente na tua vida quando conseguires fazer aquilo a que te propões?

      Nessa visualização, foca-te no teu porquê. A incorporação do teu porquê torna a visualização muito mais poderosa, pois estarás a usar as emoções que pretendes sentir no final do objetivo cumprido. Por exemplo, se queres perder peso para te sentires mais confiante, visualiza-te com o objetivo atingido, não apenas com o peso que idealizas mas com a confiança que procuras.

       

      4 – Consome conteúdo inspirador

      Filmes, livros, histórias de pessoas que conseguiram feitos extraordinários.

      Música. Recolhe algumas músicas que te façam querer agir a cria uma playlist com elas. Ouve a playlist nos momentos em que te sentes menos motivada

      No Youtube há uma quantidade gigante de vídeos motivacionais, em vários estilos. Poderá não funcionar para toda a gente, mas tenta perceber se funciona para ti e consome mais dos conteúdos que te deixam motivada.

       

      5 – Assume um compromisso

      Compromete-te com alguém, diz que vais fazer algo. Pode ser um pouco forçado ao início, já que apenas vais estar a fazer algo por causa do compromisso, mas depois de iniciares a execução, uma motivação “orgânica” acaba por surgir, e acabas por continuar independentemente do compromisso.

      Podes também assumir um compromisso público, por exemplo, declarando numa rede social que vais fazer algo – é mais extremo mas pode funcionar.

      Um processo de coaching pode ajudar a motivar, pois traz este compromisso/accountability, para além de te obrigar a pensar nas coisas de uma forma diferente

       

      São estas as minhas estratégias para gerar motivação. Partilha comigo quais as estratégias que melhor funcionam para ti nos momentos de menos motivação.

       

      Partilho contigo 5 estratégias que acredito que te podem ajudar a conseguir mais motivação para fazer coisas! Vê também o vídeo.

      Partilho contigo 5 estratégias que acredito que te podem ajudar a conseguir mais motivação para fazer coisas! Vê também o vídeo.

    • Quando podes e deves fazer multitasking

      multitasking

       

      Em tempos, o multitasking já foi muito venerado. Em entrevista de emprego, aquele que afirmava ser excelente multitasker era uma melhor opção, já que conseguiria fazer várias coisas ao mesmo tempo. As pessoas orgulhavam-se ao dizer que eram “excelentes a fazer multitasking“.

       

      Nos tempos mais recentes, começou a observar-se uma revolução contra o multitasking. As pessoas começaram a perceber, graças a trabalhos como os de Cal Newport com o livro “Deep Work”, Daniel Coyle com o livro “The Talent Code” ou Anders Ericsson com o livro “Peak” e o conceito de “deliberate practice“, que o trabalho focado numa única tarefa é muito mais valioso do que o multitasking. E ainda bem, porque há muitos tipos de trabalho que exigem foco e concentração e que se tornam totalmente impossíveis de fazer bem se estivermos a fazer outras coisas ao mesmo tempo.

       

      No entanto, hoje quero ir contra a corrente e falar sobre os momentos em que podemos – e, em alguns casos, até devemos – fazer multitasking e aproveitar determinadas situações para despacharmos várias tarefas de uma só vez. Porque gosto de aproveitar o tempo ao máximo e porque sim, há um espaço e um lugar para o multitasking.

       

      Mas começando por fazer algumas distinções: a maior parte das pessoas pensa no multitasking como um período de tempo em que, não só estás a fazer duas coisas ao mesmo tempo, como estás focado em duas tarefas ao mesmo tempo. E sim, de facto, concordo que o foco em duas tarefas não é aconselhável e é mesmo contra-produtivo. É por isso que as minhas sugestões de multitasking incluem tarefas que não precisam de atenção focada. Dessa forma, podes estar a fazer duas tarefas ao mesmo tempo mas uma delas não exige foco, é automática, e por isso consegues concentrar o teu foco na outra.

       

      Por outro lado, o que acontece muitas vezes quando as pessoas tentam mesmo executar tuas tarefas que exigem foco ao mesmo tempo não é realmente multitasking, mas multi-switching: ou seja, estão constantemente a alternar entre uma tarefa e a outra, porque ambas exigem foco. Ora isso nem é multitasking – já que, afinal, nada está a acontecer ao mesmo tempo – nem é produtivo, já que alternar entre tarefas diferentes provoca uma quebra no foco, o chamado “cognitive switching penalty“. Daí a má reputação que o multitasking tem ganho e a recomendação que a maior parte dos especialistas em produtividade dá para se evitar as tentativas de multitasking.

       

      Assim, o multitasking produtivo não pode ser o ato de estarmos focados em duas tarefas ao mesmo tempo, mas sim o ato de estarmos a realizar uma tarefa com foco ao mesmo tempo que executamos uma outra que nos é automática e, por isso, não exige foco.

       

      Vê, então, onde o podes incorporar o multitasking de forma produtiva:

       

      Podes fazer multitasking quando estás a fazer tarefas que não exigem um grande esforço intelectual

      Por exemplo, ouvir podcasts ou audiobooks quando estás a lavar a louça, ou telefonar a um familiar ou amigo enquanto estás a passear o teu cão. Lavar louça e passear o cão são coisas que tens mesmo de fazer mas que não ocupam 100% do teu cérebro, por isso ele consegue estar focado nos conteúdos que estás a ouvir ou na pessoa com quem estás a falar.

       

      Outras opções vão depender da tarefa ou da sua especificidade. Por exemplo, também podes ouvir audiobooks enquanto estás a cozinhar, principalmente se for uma receita que já dominas e quase consegues fazer de olhos fechados. Se, por outro lado, estiveres a experimentar uma receita nova, em que ainda precisas de consultar quantidades e passos, poderá não ser aconselhável consumir outros conteúdos ao mesmo tempo. Por um lado, podes enganar-te na receita (e lá se vai o jantar!), e por outro lado, nos momentos em que tens de ir consultar a receita, convém estares concentrado nessa informação e, por isso, o teu foco no audiobook vai dissipar-se, nem que seja por uns segundos.

       

      Outra alternativa de multitasking é fazer uma walking-meeting: sempre que uma reunião seja apenas entre duas pessoas (um para um), podem fazê-lo enquanto caminham, em vez do mais tradicional gabinete ou sala de reuniões. Assim ambos aproveitam para dar mais uns passos, que tão bem faz à saúde, e ainda apanham algum ar livre enquanto reúnem.

       

      Sempre que conseguires aproveitar tarefas que não exigem a totalidade da tua capacidade de concentração para adiantares outras tarefas, estarás a dar um melhor uso ao teu tempo.

       

       

      Deves fazer multitasking quando o ele the motiva a fazer algo útil

      A segunda hipótese é mesmo aproveitar o multitasking para fazer algo que não queremos ou gostamos muito de fazer. O exemplo mais óbvio pode ser ir ao ginásio. Se não gostas mesmo nada, podes emparelhar essa tarefa, que normalmente não exige muito foco, com ouvir um podcast de que gostes muito e que te divirta. Pode ser um incentivo extra para ires ao ginásio com mais frequência.

       

      Outro exemplo são as treadmill-desks. Todos sabemos as vantagens que caminhar traz para a nossa saúde, como já vimos atrás, e já todos ouvimos o número milagroso de 10 mil passos como o recomendado para darmos diariamente. Quem não tem muito tempo/disponibilidade/vontade para caminhar fora do trabalho tem, com estas secretárias especiais, a possibilidade de o fazer enquanto trabalha. Ora caminhar é uma atividade que não exige concentração nenhuma, por isso estas pessoas conseguem, ao mesmo tempo que caminham, executar as suas tarefas de trabalho da mesma forma que o fariam sentadas.

       

      Mais uma alternativa é colocar uma bicicleta estática em frente à televisão. Sentes motivação para ver televisão mas não para fazer exercício? Podes conjugar as duas coisas desta forma e juntar o útil ao agradável.

       

       

      Resumindo: a chave está em saber quando é benéfico fazer multitasking e quando é essencial fazer trabalho focado. Há um lugar e um espaço para ambos e, quanto a mim, as pessoas mais produtivas são as que conseguem o melhor balanço entre ambas as formas de trabalhar.

       

      E tu? Em que situações costumas fazer multitasking e sentes que isso te ajuda? Partilha as tuas dicas nos comentários.

       

      O multitasking já tem má fama, mas há algumas alturas em que o podes fazer e outras em que ele pode até ser muito útil. Vê aqui quando deves fazer multitasking!

    • 5 Ferramentas essenciais para uma melhor gestão de tempo

      Gestão de tempo

       

      Se há coisa que aprendi nos últimos tempos, com vários projetos pessoais e o lançamento do meu próprio negócio, enquanto mantenho alguns hobbies e uma vida para além do que se passa online, foi a gerir muito bem o meu tempo.

       

      As coisas não se fazem sozinhas e levam o seu tempo. Se não soubermos muito bem o que fazer com o tempo que temos, é garantido que as coisas vão começar a correr mal.

       

      Hoje deixo-te algumas ferramentas que podem ajudar-te a fazer uma melhor gestão do teu tempo, assim como várias alternativas de implementação.

       

      Também podes ver o vídeo:

       

      1 – Uma ferramenta de gestão de tarefas/projetos

      Esta é uma ferramenta que vai permitir-te manter um registo de todas as tuas tarefas. A maior parte das opções que existem permite fazer uma divisão dessas tarefas por diferentes projetos, atribuir datas limite para a sua execução e, no caso de teres uma equipa, atribuir diferentes responsáveis para cada tarefa.

       

      Há várias ferramentas que podes escolher. Algumas das mais conhecidas são:

      Trello

      Asana

      Todoist

      Airtable

       

      Todas elas são ou têm versões gratuitas pelo que recomendo que experimentes cada uma para veres qual funciona melhor para ti.

       

      Se não gostares de nenhuma delas, tens ainda mais uma hipótese:

      – Excel

       

      Sim, podes simplesmente manter a tua lista de tarefas num ficheiro Excel. Confesso que é a ferramenta que uso. Tendo já experimentado várias, chego sempre à conclusão que esta é a que funciona melhor para mim.

       

      Daí eu gostar de salientar a importância de experimentares várias alternativas e perceberes o que funciona melhor para ti. Não somos todos iguais e sei que há pessoas que nem sequer conseguem ver o Excel à sua frente, enquanto eu não sei funcionar sem ele. Cada um com as suas manias! (e ferramentas!) E alguns de nós não precisam de ferramentas muito sofisticadas, uma simples folha de Excel chega.

       

      (Nota: O Airtable é uma ferramenta que permite fazer muitas mais coisas do que gestão de tarefas. Recomendo fortemente que explores esta opção. Podes começar por ver este vídeo para perceberes qual a melhor forma de a aplicares a ao teu negócio)

       

      2 – Uma ferramenta de recolha de notas

      Como empreendedores criativos, podemos ter uma ideia nova a qualquer momento. Arriscaria até dizer que, na maior parte das vezes, as melhores ideias surgem quando não estamos junto ao computador.

       

      Por isso, é muito importante teres sempre contigo uma ferramenta para poderes tirar notas sobre as tuas ideias a qualquer momento. Acredita que se não fizeres logo uma nota, o mais provável é esqueceres a tua ideia brilhante!

       

      Esta ferramenta pode ser um simples bloco de notas. Mas se for, não te esqueças que ele tem de andar sempre contigo, sem exceção.

       

      Por outro lado, todos nós andamos com os nossos smartphones para todo o lado – e até nos sentimos “despidos” se por acaso nos esquecermos dele. Então usar uma app no smartphone é uma excelente alternativa.

       

      Há muitas por onde escolher. Desde a bloco de notas do teu telefone, a outras criadas para o efeito. Por exemplo:

      Google Keep – para além da app podes usar o widget

      Google Docs

      OneNote – para quem tiver o office

      Evernote

      Simplenote

      Zoho Notebook

       

      Estes são apenas alguns exemplos, mas existem muitos mais.

       

      Eu gosto de usar o Evernote e faço quase tudo lá (incluindo a escrita de artigos como este). Gosto da simplicidade da app e da rapidez com que sincroniza entre diferentes dispositivos. Também uso o Google Docs, essencialmente quando preciso de partilhar conteúdos com outras pessoas (para parcerias ou trabalhos em equipa).

       

      Mas mais uma vez, o ideal é ires experimentando vários para perceberes o que funciona melhor para ti.

       

      3 – Uma ferramenta de agendamento de publicações

      Esta poderá ser uma das ferramentas mais importantes para a tua gestão de tempo e para o teu negócio.

       

      Deixa-me primeiro explicar que sempre que mudamos de tarefa a nossa concentração cai a pique. Por isso mesmo, é importante, para uma gestão de tempo eficaz, realizar tarefas em batch, evitando assim mudanças frequentes de foco. O que é isso de realizar tarefas em batch? Trata-se de reunir tarefas semelhantes num conjunto e fazê-las todas de seguida.

       

      Como exemplo, para a criação de posts para um blog , passamos por diferentes fases:

      – pesquisa sobre o tópico que vamos escrever

      – escrita propriamente dita

      – revisão e edição do que escrevemos

      – preparação de imagens e gráficos a incluir no post

      – preparação e agendamento da publicação

       

      Se realizarmos estas tarefas em batch significa que não vamos concentrar-nos apenas num post e fazer tudo isto de forma sequencial mas, em vez disso, tratar logo de 3 ou 4 posts diferentes, e fazer cada uma das tarefas por conjuntos, ou seja, fazemos logo a pesquisa para os 4 posts – nesta fase, temos um browser aberto e estamos apenas focados na pesquisa e em tirar as notas necessárias -, de seguida escrevemos todos sem nos preocuparmos com a revisão, e assim consecutivamente.

       

      Da mesma forma, é muito mais eficiente agendares várias publicação nas redes sociais apenas numa única sessão de trabalho. É certo que pode não ser possível fazê-lo para todas, até porque é bom teres algumas publicações espontâneas e feitas no momento, mas quantas mais puderes antecipar, mais vais conseguir simplificar a tua vida.

       

      Algumas redes sociais, como o Facebook, permitem fazer o agendamento de publicações diretamente na plataforma ou na app. Para outras, terás de usar aplicações externas. Alguns exemplos são:

      Buffer

      Later

      Crowdfire

      Planoly – apenas para Instagram

      CoSchedule – o única desta lista que não tem versão gratuita (apesar de ter um free trial que podes experimentar durante um mês)

       

      Eu uso todas estas, dependendo da situação. Mas, como nos pontos anteriores, estes são apenas alguns exemplos de entre as dezenas de ferramentas que existem para este efeito.

       

      4 – Um bloqueador da internet

      Porque todos temos muita força de vontade… até ao momento em que deixamos de ter.

       

      Este tipo de ferramentas é excelente para quando precisamos de nos manter focados numa determinada tarefa mas sabemos que temos dificuldade em deixar a internet e as redes sociais em paz. Todos sabemos que já fomos culpados disto: devíamos estar a trabalhar mas acabamos por perder meia hora no Facebook… (ou no Pinterest, no meu caso!)

       

      A minha recomendação é usar a extensão do Chrome StayFocusd. Esta extensão permite executar algumas variações de bloqueio da internet, como bloquear um determinado site por um período de tempo, bloquear toda a internet, ou então definir um horário no qual um site ou toda a internet fica bloqueada. Quando aqui falo em “toda a internet” importa frisar que é possível definir uma lista de sites que fiquem livres deste bloqueio, no caso de eles serem essenciais ao teu trabalho. Esta extensão é totalmente gratuita.

       

      Outra alternativa é o ColdTurkey, que tem soluções para computador e smartphone e também é muito costumizável (mais ainda na versão paga), tanto em termos de blocos de tempo como de listas de websites.

       

      Para smartphones, a app Freedom também é muito conhecida, mas esta apenas tem versões pagas, após um free trial que permite fazer 7 bloqueios.

       

      5 – Google Calendar

      Ou qualquer calendário digital, claro, mas uma vez que hoje em dia todos temos uma conta Google, esta será a solução mais prática, para além de permitir fazer quase tudo, como definir notificações, atribuir cores a diferentes projetos ou arrastar as tarefas de um lado para o outro de forma a organizá-las da melhor forma – ou re-organizar quando surgem imprevistos!

       

      Uma das minhas filosofias de vida é: se não está no calendário, não vai acontecer. E isto não é verdade apenas para reuniões ou eventos, é verdade para toda e qualquer tarefa. Sim, eu coloco todas as minhas tarefas no calendário (até dormir!)

       

      Para mim, uma to-do list não chega. Porque a gestão de tarefas e a gestão de tempo não se podem fazer de forma separada. Todas as tarefas estão associadas a tempo, por isso a sua execução não vive sem o seu planeamento no calendário.

       

      Para fazer isto há duas peças chave:

      – A primeira é fazer uma estimativa de quanto tempo cada tarefa vai levar a executar. Nem sempre é fácil e depende de quanta experiência temos com cada tarefa, mas com o tempo vamos aprendendo a fazê-lo de forma cada vez mais acertada. E muito pior do que estimar mal o tempo que cada tarefa vai levar é não fazer qualquer estimativa e acreditar que conseguimos fazer uma infinidade de tarefas em apenas uma semana, o que torna impossível qualquer tipo de organização ou de gestão de tempo.

      – A segunda é reservar algum do nosso tempo para fazer esta gestão. Ou seja, o planeamento de tarefas é, por si só, uma tarefa que devemos considerar. Eu, por exemplo, faço-o semanalmente, normalmente ao domingo. Reservo uma hora apenas para organizar as tarefas e o calendário da semana seguinte (apesar de normalmente até demorar um bocadinho menos).

       

      Para uma boa gestão de tempo, habitua-te a colocar tudo no teu calendário, mesmo os períodos de lazer ou de self-care, como o exercício físico ou a meditação.

       

      Bonus – Um time tracker

      Com certeza que nem todos precisarão, mas se para ti for imperativo saber quanto tempo passas em cada projeto, seja por teres de comunicar isso aos teus clientes, ou mesmo para a tua própria organização e otimização de tempo, há ferramentas que te ajudam a fazer isso, pelo menos com o tempo que passas ao computador.

       

      Para isso, sugiro duas alternativas:

      Toggl – permite a integração com o Trello, por isso se tiveres as tuas tarefas listadas no Trello, basta ires à tarefa que estás a iniciar, clicar no botão do Toggle e o tempo começa a contar, já atribuído àquele determinado projeto. Cuidado para não te esqueceres de ir lá terminar a tarefa ou o tempo fica a contar indefinidamente!

      Rescuetime – tem a vantagem de contabilizar automaticamente quanto tempo passas a usar cada aplicação ou website,

       

       

      E tu, tens alguma estratégia de gestão de tempo que queiras partilhar? Deixa nos comentários para todos podermos aprender mais!

       

       

      Todos queremos uma melhor gestão de tempo e, felizmente, há várias ferramentas que nos podem ajudar. Fica com as minhas 5 essenciais.