Filipa Maia

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    5 Ferramentas essenciais para uma melhor gestão de tempo

    Gestão de tempo

     

    Se há coisa que aprendi nos últimos tempos, com vários projetos pessoais e o lançamento do meu próprio negócio, enquanto mantenho alguns hobbies e uma vida para além do que se passa online, foi a gerir muito bem o meu tempo.

     

    As coisas não se fazem sozinhas e levam o seu tempo. Se não soubermos muito bem o que fazer com o tempo que temos, é garantido que as coisas vão começar a correr mal.

     

    Hoje deixo-te algumas ferramentas que podem ajudar-te a fazer uma melhor gestão do teu tempo, assim como várias alternativas de implementação.

     

    Também podes ver o vídeo:

     

    1 – Uma ferramenta de gestão de tarefas/projetos

    Esta é uma ferramenta que vai permitir-te manter um registo de todas as tuas tarefas. A maior parte das opções que existem permite fazer uma divisão dessas tarefas por diferentes projetos, atribuir datas limite para a sua execução e, no caso de teres uma equipa, atribuir diferentes responsáveis para cada tarefa.

     

    Há várias ferramentas que podes escolher. Algumas das mais conhecidas são:

    Trello

    Asana

    Todoist

    Airtable

     

    Todas elas são ou têm versões gratuitas pelo que recomendo que experimentes cada uma para veres qual funciona melhor para ti.

     

    Se não gostares de nenhuma delas, tens ainda mais uma hipótese:

    – Excel

     

    Sim, podes simplesmente manter a tua lista de tarefas num ficheiro Excel. Confesso que é a ferramenta que uso. Tendo já experimentado várias, chego sempre à conclusão que esta é a que funciona melhor para mim.

     

    Daí eu gostar de salientar a importância de experimentares várias alternativas e perceberes o que funciona melhor para ti. Não somos todos iguais e sei que há pessoas que nem sequer conseguem ver o Excel à sua frente, enquanto eu não sei funcionar sem ele. Cada um com as suas manias! (e ferramentas!) E alguns de nós não precisam de ferramentas muito sofisticadas, uma simples folha de Excel chega.

     

    (Nota: O Airtable é uma ferramenta que permite fazer muitas mais coisas do que gestão de tarefas. Recomendo fortemente que explores esta opção. Podes começar por ver este vídeo para perceberes qual a melhor forma de a aplicares a ao teu negócio)

     

    2 – Uma ferramenta de recolha de notas

    Como empreendedores criativos, podemos ter uma ideia nova a qualquer momento. Arriscaria até dizer que, na maior parte das vezes, as melhores ideias surgem quando não estamos junto ao computador.

     

    Por isso, é muito importante teres sempre contigo uma ferramenta para poderes tirar notas sobre as tuas ideias a qualquer momento. Acredita que se não fizeres logo uma nota, o mais provável é esqueceres a tua ideia brilhante!

     

    Esta ferramenta pode ser um simples bloco de notas. Mas se for, não te esqueças que ele tem de andar sempre contigo, sem exceção.

     

    Por outro lado, todos nós andamos com os nossos smartphones para todo o lado – e até nos sentimos “despidos” se por acaso nos esquecermos dele. Então usar uma app no smartphone é uma excelente alternativa.

     

    Há muitas por onde escolher. Desde a bloco de notas do teu telefone, a outras criadas para o efeito. Por exemplo:

    Google Keep – para além da app podes usar o widget

    Google Docs

    OneNote – para quem tiver o office

    Evernote

    Simplenote

    Zoho Notebook

     

    Estes são apenas alguns exemplos, mas existem muitos mais.

     

    Eu gosto de usar o Evernote e faço quase tudo lá (incluindo a escrita de artigos como este). Gosto da simplicidade da app e da rapidez com que sincroniza entre diferentes dispositivos. Também uso o Google Docs, essencialmente quando preciso de partilhar conteúdos com outras pessoas (para parcerias ou trabalhos em equipa).

     

    Mas mais uma vez, o ideal é ires experimentando vários para perceberes o que funciona melhor para ti.

     

    3 – Uma ferramenta de agendamento de publicações

    Esta poderá ser uma das ferramentas mais importantes para a tua gestão de tempo e para o teu negócio.

     

    Deixa-me primeiro explicar que sempre que mudamos de tarefa a nossa concentração cai a pique. Por isso mesmo, é importante, para uma gestão de tempo eficaz, realizar tarefas em batch, evitando assim mudanças frequentes de foco. O que é isso de realizar tarefas em batch? Trata-se de reunir tarefas semelhantes num conjunto e fazê-las todas de seguida.

     

    Como exemplo, para a criação de posts para um blog , passamos por diferentes fases:

    – pesquisa sobre o tópico que vamos escrever

    – escrita propriamente dita

    – revisão e edição do que escrevemos

    – preparação de imagens e gráficos a incluir no post

    – preparação e agendamento da publicação

     

    Se realizarmos estas tarefas em batch significa que não vamos concentrar-nos apenas num post e fazer tudo isto de forma sequencial mas, em vez disso, tratar logo de 3 ou 4 posts diferentes, e fazer cada uma das tarefas por conjuntos, ou seja, fazemos logo a pesquisa para os 4 posts – nesta fase, temos um browser aberto e estamos apenas focados na pesquisa e em tirar as notas necessárias -, de seguida escrevemos todos sem nos preocuparmos com a revisão, e assim consecutivamente.

     

    Da mesma forma, é muito mais eficiente agendares várias publicação nas redes sociais apenas numa única sessão de trabalho. É certo que pode não ser possível fazê-lo para todas, até porque é bom teres algumas publicações espontâneas e feitas no momento, mas quantas mais puderes antecipar, mais vais conseguir simplificar a tua vida.

     

    Algumas redes sociais, como o Facebook, permitem fazer o agendamento de publicações diretamente na plataforma ou na app. Para outras, terás de usar aplicações externas. Alguns exemplos são:

    Buffer

    Later

    Crowdfire

    Planoly – apenas para Instagram

    CoSchedule – o única desta lista que não tem versão gratuita (apesar de ter um free trial que podes experimentar durante um mês)

     

    Eu uso todas estas, dependendo da situação. Mas, como nos pontos anteriores, estes são apenas alguns exemplos de entre as dezenas de ferramentas que existem para este efeito.

     

    4 – Um bloqueador da internet

    Porque todos temos muita força de vontade… até ao momento em que deixamos de ter.

     

    Este tipo de ferramentas é excelente para quando precisamos de nos manter focados numa determinada tarefa mas sabemos que temos dificuldade em deixar a internet e as redes sociais em paz. Todos sabemos que já fomos culpados disto: devíamos estar a trabalhar mas acabamos por perder meia hora no Facebook… (ou no Pinterest, no meu caso!)

     

    A minha recomendação é usar a extensão do Chrome StayFocusd. Esta extensão permite executar algumas variações de bloqueio da internet, como bloquear um determinado site por um período de tempo, bloquear toda a internet, ou então definir um horário no qual um site ou toda a internet fica bloqueada. Quando aqui falo em “toda a internet” importa frisar que é possível definir uma lista de sites que fiquem livres deste bloqueio, no caso de eles serem essenciais ao teu trabalho. Esta extensão é totalmente gratuita.

     

    Outra alternativa é o ColdTurkey, que tem soluções para computador e smartphone e também é muito costumizável (mais ainda na versão paga), tanto em termos de blocos de tempo como de listas de websites.

     

    Para smartphones, a app Freedom também é muito conhecida, mas esta apenas tem versões pagas, após um free trial que permite fazer 7 bloqueios.

     

    5 – Google Calendar

    Ou qualquer calendário digital, claro, mas uma vez que hoje em dia todos temos uma conta Google, esta será a solução mais prática, para além de permitir fazer quase tudo, como definir notificações, atribuir cores a diferentes projetos ou arrastar as tarefas de um lado para o outro de forma a organizá-las da melhor forma – ou re-organizar quando surgem imprevistos!

     

    Uma das minhas filosofias de vida é: se não está no calendário, não vai acontecer. E isto não é verdade apenas para reuniões ou eventos, é verdade para toda e qualquer tarefa. Sim, eu coloco todas as minhas tarefas no calendário (até dormir!)

     

    Para mim, uma to-do list não chega. Porque a gestão de tarefas e a gestão de tempo não se podem fazer de forma separada. Todas as tarefas estão associadas a tempo, por isso a sua execução não vive sem o seu planeamento no calendário.

     

    Para fazer isto há duas peças chave:

    – A primeira é fazer uma estimativa de quanto tempo cada tarefa vai levar a executar. Nem sempre é fácil e depende de quanta experiência temos com cada tarefa, mas com o tempo vamos aprendendo a fazê-lo de forma cada vez mais acertada. E muito pior do que estimar mal o tempo que cada tarefa vai levar é não fazer qualquer estimativa e acreditar que conseguimos fazer uma infinidade de tarefas em apenas uma semana, o que torna impossível qualquer tipo de organização ou de gestão de tempo.

    – A segunda é reservar algum do nosso tempo para fazer esta gestão. Ou seja, o planeamento de tarefas é, por si só, uma tarefa que devemos considerar. Eu, por exemplo, faço-o semanalmente, normalmente ao domingo. Reservo uma hora apenas para organizar as tarefas e o calendário da semana seguinte (apesar de normalmente até demorar um bocadinho menos).

     

    Para uma boa gestão de tempo, habitua-te a colocar tudo no teu calendário, mesmo os períodos de lazer ou de self-care, como o exercício físico ou a meditação.

     

    Bonus – Um time tracker

    Com certeza que nem todos precisarão, mas se para ti for imperativo saber quanto tempo passas em cada projeto, seja por teres de comunicar isso aos teus clientes, ou mesmo para a tua própria organização e otimização de tempo, há ferramentas que te ajudam a fazer isso, pelo menos com o tempo que passas ao computador.

     

    Para isso, sugiro duas alternativas:

    Toggl – permite a integração com o Trello, por isso se tiveres as tuas tarefas listadas no Trello, basta ires à tarefa que estás a iniciar, clicar no botão do Toggle e o tempo começa a contar, já atribuído àquele determinado projeto. Cuidado para não te esqueceres de ir lá terminar a tarefa ou o tempo fica a contar indefinidamente!

    Rescuetime – tem a vantagem de contabilizar automaticamente quanto tempo passas a usar cada aplicação ou website,

     

     

    E tu, tens alguma estratégia de gestão de tempo que queiras partilhar? Deixa nos comentários para todos podermos aprender mais!

     

     

    Todos queremos uma melhor gestão de tempo e, felizmente, há várias ferramentas que nos podem ajudar. Fica com as minhas 5 essenciais.

    5 Comments

    • Excelente artigo, Filipa, muito útil. Adorei ler, em particular, sobre as tarefas em batch. Era perita em perder o ritmo de trabalho por saltar de tarefa em tarefa, em nada relacionadas. A tua sugestão é excelente para combater isso.

      • Filipa Maia

        Que bom que gostaste! Por acaso tenho um artigo planeado para daqui a uns tempos apenas sobre esse assunto 😉

    • Joana

      Mais uma vez, útil! Sou utilizadora do evernote há anos, e também adotei recentemente o tal método batch (confesso que nunca tinha ouvido o termo), porque percebi que otimizada o tempo e aproveitava o balanço,como se costuma dizer.

      • Filipa Maia

        É isso, evita que faças o teu cérebro saltar de tarefa em tarefa, tornando-se mais eficiente! 😉

        • mjoanar

          😉

    O que tens a dizer sobre isto? Deixa um comentário